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宁波市行政服务中心文书档案管理规定

发布日期:2016-05-16访问次数: 字号:[ ]


宁波市经济发展服务中心文书档案管理规定

甬经管办[2004]2
发布机构:中心管委会 发布时间:2004-5-10

    为加强对文书档案(以下简称档案)的管理,有效保护和利用档案,根据《中华人民共和国档案法》等有关规定,制定本规定。

  一、档案室工作职责
    (一)根据集中统一管理档案的原则,市经济发展服务中心管委会(以下简称中心管委会)档案室集中统一管理中心管委会档案和有关资料,维护档案的完整与安全,积极提供利用。档案室隶属办公室,其业务工作受上级档案业务管理部门的指导、监督与检查。 
  (二)中心管委会在工作中形成的全部档案材料,各处室和有关人员应及时、全面收集,由档案室统一整理、立卷和归档。个人不得保存应当归档的公文材料。
  (三)各处室文书人员应做好公文材料的平时立卷工作,档案室应进行指导、监督和检查,并按规定的时间和要求向档案室移交归档。
  (四)贯彻执行关于档案工作的法律、法规和有关政策,建立健全中心管委会档案管理的各项规章制度。力求档案工作的标准化、规范化,做到归档公文材料完整,组卷科学,划分保管期限准确,档案资料系统。
  (五)严格执行国家保密法律、法规和有关保密规定,做好档案的保密和保护工作,并按规定年限和要求,向市档案馆移交应进馆的档案。
  (六)办理领导交办的其它有关档案工作的事务。

  二、归档范围和保管期限
  公文材料的归档范围和保管期限,分别按《机关文件材料归档和不归档的范围》、《文书档案保管期限表》(国档发〔1987〕27号)办理。
  (一)凡是反映中心管委会主要职能活动和基本历史面貌的,对中心管委会、宁波市历史研究有长远利用价值的档案,列为永久保管。主要包括:
  1.以中心管委会名义制发的规范性、政策性文件;
  2.重要会议的主要文件材料,重要的请示、报告、请求批准函、总结,机构设置与撤销等文件材料;
  3.上级部门及有关单位制发的、属于中心管委会职责的、需要贯彻执行的重要公文。
  (二)凡是反映中心管委会一般工作活动,在较长时间内有查考利用价值的公文材料,列为长期保管。主要包括:
  1.中心管委会一般工作问题公文;
  2.一般会议的主要文件材料;
  3.内部人事管理工作形成的一般文件材料;
  4.事项审批、招投标等业务统计报表。
  (三)凡是在较短时间内对中心管委会有参考利用价值的文件材料,列为短期保管。主要包括:
  1.中心管委会一般事务性的公文;
  2.上级部门制发的,非中心管委会职责的公文;
  3.各处室及有关部门报送的一般工作总结、报告等材料。
  (四)保管期限,长期为16年至50年,短期为15年以下。

  三、案卷质量要求
    (一)公文材料,包括种类、份数及每份公文的页数,要收集齐全、完整。
  (二)应将每份公文材料的正件与附件、正本与定稿、请示与批复、批转(转发)公文与原件、多种文字形成的同一公文,分别立在一起,不得分开。电报随同文件一起立卷。
  (三)公文材料原则上以年度为立卷单位,但跨年度的请示与批复,可放在复文年立卷;没有复文的,放在请示年立卷;跨年度的总结材料,放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件材料,放在会议开幕年立卷。
    (四)卷内公文材料应区别不同情况进行排列,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;正本在前,定稿在后;规范性文件(含行政规章)的历次修改稿,依时间顺序排列在定稿之后。
  (五)卷内公文材料应按排列顺序依次编好页码号,并统一编在每页的右上角。不装订(盒装)的案卷,还应在卷内每份公文材料的右上角加盖档号章,并逐件编件号。
  (六)卷内公文材料应去掉金属物,对破损公文应裱糊好,字迹不清楚的应重新复制并原件一并立卷。
  (七)按规定格式填写好案卷封皮、卷内目录、备考表和档号。案卷题目要简明确切,用笔用墨必须符合存档要求,字迹工整、清晰,按规定装订,并做到结实、美观。
  (八)声像材料档案应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。

    四、档案的保管
  (一)档案库房应配备防盗、防火、防水、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光、防污染等设施,以防档案的变质,延长档案的使用寿命。
  (二)每年检查一次档案保管情况,对有破损和字迹褪色的档案,要及时修补、复制。
  (三)凡需归档的公文材料的底稿、定稿等,包括对底稿的修改,必须书写工整,标点准确,符合公文体例格式,用笔用墨符合存档要求。否则,由文稿草拟人负责重新复制。
  (四)每5年对所保管的档案,对照保管期限进行鉴定。对确无保存价值的档案,编写销毁清册,经分管领导审定后,予以销毁。销毁时应由两人监销,保证不丢失、不漏销,并在销毁清册上签名。
  (五)归档的秘密公文,需要变更密级或解密,应严格按照国家有关保密的法律和行政法规的规定办理。

  五、档案的查阅
  (一)各处室查阅档案的,应办理登记手续。
  (二)摘抄、复印无密级档案的,由档案管理人员视内容、性质决定,并做好登记工作。摘抄、复印秘密、机密级档案的,须经分管领导同意。绝密级档案,除特殊情况并经管委会主任批准外,不准摘抄、复印。
  (三)查阅档案应在档案室内进行,原则上不得外借。利用完毕应及时归还,并不得转借。
  (五)查阅档案,注意爱护,不得涂改、圈划、拆散、污损。
  (六)秘密、机密级、绝密级档案的复印件,利用完毕后,应及时退送档案室。

                                                 2004年5月10日





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